НМЦ

ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ

Електронний посібник

 

ВФПО

МОДУЛЬ І. ОРГАНІЗАЦІЯ ТЕКСТОВИХ ДОКУМЕНТІВ ЗАСОБАМИ ОФІСНОГО

ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

 

3. Створення таблиць у документах Microsoft Word

3.1. Системи обробки текстів

3.2. Структура та властивості таблиці Microsoft Word

3.3. Способи створення таблиць

3.4. Введення даних у таблицю

3.5. Редагування таблиці та її об’єктів

3.6. Форматування таблиці та її об’єктів

3.7. Виконання обчислень у таблиці

 

Перегляд презентації:

Створення таблиць в Microsoft Word

 

 

 

До об’єктів, які можна вставити у текст документа, відносять:

*     списки;

*     символи, яких немає на клавіатурі;

*     автотекст;

*     номери сторінок, колонтитули;

*     зноски;

*     кінець сторінки, розділу тощо;

*     рисунки; схеми, діаграми;

*     графічні заголовки;

*     рукописні формули;

*     текст інших документів;

*     зміст поточного документа;

*     нові документи;

*     таблиці;

*     гіперпосилання та інше.

 

Всі об’єкти, які можна вставити до текстового документа, розміщені на панелі інструментів вкладки Вставлення.

 

 

Для впорядкування і наочного подання в документах даних різних типів використовуються таблиці. Дані, подані в таблиці, виглядають компактно і зручні для сприймання.

Таблиця складається зі стовпців і рядків, на перетині яких знаходяться клітинки. Стовпці, рядки, клітинки є об'єктами таблиці.

Таблиця у Word 2016 може містити до 63 стовпців і довільну кількість рядків. У клітинках таблиці можуть розміщуватися текст, числа, рисунки, формули і навіть інші таблиці.

Як видно з наведеного прикладу, висота рядків і ширина стовпців таблиці може бути різною. Кілька клітинок можуть бути об'єднані в одну, а деякі з клітинок можуть бути розділені на кілька. Орієнтація тексту в клітинці може бути горизонтальною або вертикальною. Для різних об'єктів таблиці можна встановити межі різного типу та різну заливку.

Властивості таблиці

 

Таблиця як об'єкт текстового документа має такі властивості:

*     розмір таблиці – задається шириною таблиці в сантиметрах або у відсотках від ширини сторінки;

*     кількість стовпців і рядків у таблиці;

*     вирівнювання таблиці на сторінці – може набувати таких значень: за лівим краєм, за правим краєм, по центру;

*     обтікання таблиці текстом – може набувати таких значень: без обтікання, з обтіканням навколо таблиці;

*     межі таблиці – задаються кольором, типом і шириною меж всієї таблиці або окремих її об'єктів;

*     заливка об'єктів таблиці – задається кольором і візерунком та ін.

 

3.3. Способи створення таблиць

 

У Word 2016 існує кілька способів створення таблиці в документі:

1. Вставити таблицю простої структури.

2. Накреслити таблицю довільної структури.

3. Вставити таблицю з колекції шаблонів.

4. Перетворити фрагмент тексту в таблицю.

 

Способи створення таблиці

 

Усі команди створення таблиць знаходяться у списку кнопки Таблиця групи Таблиці вкладки Вставлення.

І спосіб

Вставити в документ таблицю простої структури можна так:

1. Вибрати в документі місце, де потрібно вставити таблицю.

2. Виконати Вставлення=>Таблиці=>Таблиця.

3. Виділити на схемі таблиці необхідну кількість рядків і стовпців та клацнути ліву кнопку миші.

У такий спосіб можна створити таблицю, у якій не більше 10 стовпців і 8 рядків.

 

Рис. 3.1. Створення таблиці

 

Якщо ж потрібно створити більшу таблицю, то її можна вставити в текстовий документ, виконавши Вставлення=> Таблиці=> Таблиця=> Вставити таблицю.

Потім у відповідних полях діалогового вікна Вставлення таблиці потрібно вказати кількість стовпців і рядків, спосіб визначення ширини стовпців нової таблиці та вибрати кнопку ОК.

Для ширини стовпців можна встановити такі значення:

*  постійна – ширина всіх стовпців таблиці однакова і вказується користувачем у полі з лічильником;

*   за вмістом – попередньо ширина стовпців автоматично встановлюється мінімальною, а під час уведення даних у клітинки ширина стовпця автоматично збільшується;

*   за шириною вікна – ширина стовпців визначається автоматично діленням ширини робочої області документа на кількість стовпців таблиці.

ІІ спосіб

Таблицю будь-якої структури можна накреслити. Особливо це доцільно, коли таблиця має складну структуру.

 

Для цього потрібно:

1. Виконати Вставлення=>Таблиці=>Таблиця=>Накреслити таблицю.

2. Вказівником, який матиме вигляд олівця, намалювати контур усієї таблиці.

3. Намалювати лінії, що розділяють рядки та стовпці.

 

Рис. 3.2. Креслення структури таблиці

 

Якщо під час креслення таблиці були створені зайві або помилкові лінії, їх можна «стерти», використавши інструмент Гумка. Для цього слід виконати:

Конструктор=>Накреслити межі=>Гумка, навести вказівник, його вигляд буде в цей час змінений на такий, на зайву лінію і вибрати її.

Після видалення лінії кнопку Гумка слід вибрати повторно.

 

 

ІІІ спосіб

Дає змогу вставити в документ шаблон таблиці з колекції відформатованих і заповнених зразками даних Експрес-таблиць.

 

Рис. 3.3. Експрес-таблиці

 

Для застосування зазначеного способу слід виконати такий алгоритм:

1. Вибрати в документі місце, де потрібно вставити таблицю.

2. Виконати Вставлення=>Таблиці=>Таблиця=>Експрес-таблиці.

3. Вибрати в списку Вбудовані потрібний шаблон.

Користувач може створити власну експрес-таблицю, зберегти її у колекції та використовувати за потреби. Для цього слід відформатувати вже створену таблицю за власним бажанням, виділити її та виконати Вставлення=>Таблиці =>Таблиця=>Експрес-таблиці=>Зберегти виділений фрагмент у колекції експрес-таблиць.

IV спосіб

Виділений фрагмент тексту можна перетворити в таблицю, використавши послідовність дій:

Вставлення=>Таблиці=>Таблиця=>Перетворити на таблицю.

У діалоговому вікні треба вказати потрібну кількість стовпців і символи, які є роздільниками клітинок (пропуски, табуляції, розриви абзаців, крапки з комою).

 

Рис. 3.4. Створення таблиць з великою кількістю стовпців і рядків

 

 

Після того, як таблиця створена, її потрібно заповнити даними. Текст уводиться в поточну клітинку таблиці за відомими вам правилами введення тексту або, у випадку використання експрес-таблиці, дані в таблиці замінюються на потрібні.

Під час уведення даних у клітинки ширина стовпця і висота рядка автоматично змінюються, якщо введений текст не вміщається у клітинку – такий режим установлено за замовчуванням.

Якщо цей режим потрібно відмінити, достатньо вибрати довільну клітинку таблиці та виконати Макет=>Таблиця=>Властивості=>Таблиця=>Параметри і зняти позначку прапорця Автодобір розмірів за вмістом.

 

Рис. 3.5. Властивості таблиці

 

Переміщення по таблиці

Щоб перемістити курсор у певну клітинку, її потрібно вибрати вказівником або скористатися клавішами керування курсором.

Виділення об'єктів таблиці

Текст у таблиці, саму таблицю та її об'єкти можна редагувати і форматувати.

 

 

Для виконання цих операцій об'єкти таблиці, над якими виконуються дії, необхідно зробити поточними або виділити.

За вибору будь-якого об'єкта таблиці на Стрічці з'являється дві тимчасові вкладки Конструктор і Макет у тимчасовому розділі Табличні знаряддя.

 

Рис. 3.6. Вкладка Конструктор таблиці

 

Рис. 3.7. Вкладка Макет

 

Виділення об'єктів можна виконати одним з двох способів:

1. Використовуючи елементи керування Стрічки: зробити потрібний об'єкт таблиці поточним, виконати Табличні знаряддя =>Макет =>Таблиця =>Виділити та вибрати в списку потрібну команду: Вибрати клітинку, Виділити рядок, Виділити стовпець чи Виділити таблицю.

2. Використовуючи мишу:

• Для виділення однієї клітинки таблиці – вибрати внутрішню область клітинки біля її лівої межі.

• Для виділення одного рядка – вибрати зовнішню область рядка таблиці біля його лівої межі, коли вказівник набуває вигляду/.

• Для виділення одного стовпця – вибрати зовнішню область стовпця таблиці біля його верхньої межі, коли вказівник набуває вигляду ↓.

• Для виділення всієї таблиці – вибрати маркер над лівим верхнім кутом таблиці, коли вказівник набуває вигляду !!!!

• Для виділення кількох суміжних об'єктів таблиці – виділити область, у яку потрапляють потрібні об'єкти таблиці.

• Для виділення кількох не суміжних об'єктів таблиці – виділити один об'єкт, потім, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, виділити решту потрібних об'єктів.

• Зняти виділення об'єкта – вибрати місце поза межами виділення.

 

 

Редагування тексту в таблиці здійснюється звичайними для Word способами.

Для швидкого очищення вмісту всієї таблиці або окремих її об’єктів достатньо їх виділити і натиснути клавішу Delete: дані будуть видалені, а сама таблиця залишиться.

 

Редагування структури таблиці

 

Редагування структури таблиці передбачає додавання або видалення окремих її об'єктів, об'єднання або розділення клітинок таблиці та ін.

Усі елементи керування, які використовуються для виконання цих операцій, містяться на вкладці Макет. Більшість з відповідних команд розміщено в контекстному меню об'єктів таблиці.

У групі Рядки та стовпці розміщені кнопки для вставлення та видалення відповідних об'єктів.

 

Рис. 3.9. Макет Рядки та стовпці

 

Усі ці операції застосовуються до виділених або поточних об'єктів таблиці. Наприклад, для вставлення додаткового рядка потрібно виділити рядок, біля якого вставлятиметься новий, та вибрати одну з команд Вставити зверху чи Вставити знизу залежно від бажаного результату. Додатковий рядок у кінці таблиці можна також вставити, натиснувши клавішу Tab в останній клітинці таблиці.

Аналогічно в таблицю можна вставити стовпці, використавши команди Вставити зліва чи Вставити справа.

 

Вставляння клітинки, рядка чи стовпця

 

Для вставлення в таблицю окремої клітинки потрібно відкрити діалогове вікно зазначеної групи та вибрати спосіб вставлення – зі зсувом вправо чи униз. У разі вибору способу зі зсувом вправо в поточному місці з'явиться нова клітинка, а всі інші клітинки рядка перемістяться правіше. Під час вибору способу зі зсувом униз у таблиці на поточному місці з'явиться новий рядок.

Додати до таблиці рядок чи стовпець також можна, вибравши відповідний перемикач у вікні Додавання клітинок.

 

Рис. 3.10. Додавання клітинок

 

Редагування таблиці:

*  видалення. Видалити будь-який виділений рядок, стовпець, клітинку таблиці чи всю таблицю можна за допомогою команд списку Видалити або клавішею Backspace.

*  об'єднання. Якщо кілька клітинок таблиці, які розташовані поруч, потрібно об'єднати в одну, то їх слід виділити та вибрати кнопку Об'єднати клітинки в групі Об'єднання. У разі об'єднання вміст клітинок «склеюється» і розміщується в об'єднаній клітинці.

Поділ клітинок

 

Для розділення однієї чи кількох суміжних клітинок треба виконати такий алгоритм:

Для розділення однієї чи кількох суміжних клітинок треба виконати такий алгоритм:

1. Виділити потрібні клітинки таблиці.

2. Вибрати на вкладці Макет у групі Об'єднання/Розділити клітинки.

 

Рис. 3.11. Поділ клітинок

 

3. Указати в діалоговому вікні на скільки рядків і стовпців слід розділити клітинки.

4. Указати спосіб розміщення тексту після розділ позначку відповідного прапорця.

5. Вибрати ОК.

Редагування таблиці

 

Розділити чи об'єднати клітинки можна також, використавши інструменти Накреслити таблицю та Гумка групи Накреслити межі вкладки Конструктор.

Кнопку Розділити таблицю групи Об'єднання використовують, коли таблицю в документі потрібно розділити на дві для введення між ними тексту або перенесення частини таблиці на іншу сторінку. Для цього курсор потрібно розмістити в тому рядку таблиці, перед яким планується розрив.

Якщо таблиця велика і розміщується більше ніж на одній сторінці текстового документа, то заголовки стовпців на інших сторінках можна вставити автоматично. Для цього слід виділити рядок заголовків на початку таблиці та виконати Макет=>Дані=>Повторити рядки заголовків.

 

Рис. 3.12. Операції над таблицями

 

Перетворення таблиці на текст

 

У тому випадку, коли потрібно видалити таблицю з документа, а її вміст подати у вигляді звичайного тексту, можна виконати автоматичне перетворення таблиці на текст.

Для цього потрібно виділити таблицю, виконати Макет=>Дані=> Перетворити на текст і в діалоговому вікні Перетворення на текст вказати символ, який слід вставляти в місцях попереднього поділу тексту на окремі клітинки.

Усю таблицю як єдиний об'єкт текстового документа можна переміщувати і копіювати.

 

Рис. 3.13. Перетворення на текст

 

Для цього таблицю потрібно виділити і застосувати відомі вам способи: перетягування, застосування сполучень клавіш або елементів керування на Стрічці.

Сортування рядків таблиці

 

Рядки таблиці можна відсортувати за зростанням або спаданням. Сортування можна виконувати за даними одного, двох, трьох стовпців.

Якщо обирається сортування, наприклад, за двома стовпцями, то спочатку рядки таблиці впорядковуються за вмістом першого вказаного стовпця. Потім для тих рядків, у яких вміст у першому з указаних стовпців збігається, виконується сортування за вмістом другого стовпця.

 

Для здійснення сортування рядків таблиці потрібно виконати такий алгоритм:

1. Виділити частину таблиці, яка підлягає сортуванню. Зауваження: рядок заголовків стовпців, стовпець номерів рядків і підсумкові рядки таблиці зазвичай у сортуванні не беруть участі, тому виділяти їх не потрібно.

2. Виконати Макет=> Дані=> Сортування .

 

Рис. 3.14. Сортування

 

3. Вибрати у відповідних полях вікна Сортування стовпців, тип даних і вид сортування, за якими буде проводитись ця операція.

4. Вибрати кнопку OK.

 

3.6. Форматування таблиці та її об’єктів

 

Для форматування тексту таблиці застосовують стандартні засоби Word.

Форматування самої таблиці та її об'єктів здійснюється елементами керування тимчасових вкладок Макет і Конструктор розділу Табличні знаряддя.

 

Рис. 3.15. Сортування

 

Зміна розмірів об'єктів таблиці

 

Розміри окремих об'єктів таблиці можна змінити й іншими способами:

Перетягуванням межі об'єкта. Навести вказівник на межу рядка чи стовпця (вигляд вказівника зміниться на двонаправлену стрілку і перетягнути межу в потрібному напрямі. Штрихова лінія покаже нове положення межі.

 

 

Перетягуванням маркера межі на лінійці. Коли курсор знаходиться в області таблиці, на горизонтальній лінійці з'являються маркери меж стовпців, а на вертикальній – маркери меж рядків. Коли їх перетягувати, змінюються розміри відповідних стовпців і рядків.

 

Рис. 3.16. Межі таблиці

 

Оформлення таблиці

 

Для меж таблиці та її окремих об'єктів можна встановити колір, товщину, стиль ліній. Внутрішню область об'єктів таблиці можна залити різними кольорами, використавши різні способи заливки тощо.

За замовчуванням у Word 2016 таблиці призначається обрамлення типу «сітка» – усі клітинки мають межі у вигляді тонких суцільних ліній товщиною 0,5 пт без заливки. Змінити значення цих властивостей можна, використовуючи елементи керування тимчасової вкладки Конструктор.

 

Форматування таблиці

 

Для встановлення значень властивостей ліній меж таблиці призначені відповідні елементи керування групи Накреслити межі. У групі Стилі таблиць можна встановити колір заливки об'єктів таблиці (кнопка Затінення), відобразити або зняти відображення тих чи інших меж. Налаштування цих властивостей можна виконати і в діалоговому вікні групи Накреслити межі.

 

Стиль оформлення таблиці

 

Стиль оформлення таблиці можна обрати в списку групи Стилі таблиць на вкладці Конструктор. Вибір стилю супроводжується динамічним попереднім переглядом відформатованого об'єкта.

Готові стилі можна змінити і зберегти в новому вигляді в бібліотеці стилів.

Для цього слід виконати такі дії:

1. Вибрати потрібний стиль у списку групи Стилі таблиць вкладки Конструктор.

2. Вибрати кнопку відкриття списку Додатково – на смузі прокручування списку стилів.

3. Вибрати команду Змінити стиль таблиці.

4. Установити в діалоговому вікні Зміна стилю нові значення властивостей об'єктів таблиці.

5. Вибрати кнопку ОК.

 

Рис. 3.17. Створення стилю таблиці

 

Зміна стилю таблиці. Властивості таблиці

 

Користувач може створити власні стилі оформлення таблиць, виконавши Конструктор=>Стилі таблиць=>Створити стиль таблиці.

Після встановлення значень властивостей і вибору кнопки ОК стиль буде збережено в бібліотеці стилів з іменем, яке вказав користувач.

 

Рис. 3.18. Властивості таблиці

 

Установлення значень властивостей таблиць, таких як спосіб розташування таблиці на аркуші, спосіб обтікання таблиці текстом тощо, можна виконати на вкладках діалогового вікна Властивості таблиці.

Відкрити це вікно можна відповідною командою контекстного меню таблиці або виконавши Макет=> Таблиця=> Властивості.

 

 

Текстовий процесор Word 2016 має засоби для проведення обчислень над числовими даними, розміщеними в клітинках таблиці. Для цього потрібно у відповідних клітинках таблиці записати формули для обчислення.

Формула задається виразом, який починається зі знака «=».

У цьому виразі можуть бути використані числа, знаки арифметичних дій, а також:

*  посилання на діапазон клітинок: LEFT (англ. left – лівий, зліва) – клітинки, що розташовані зліва від клітинки з формулою; RIGHT (англ. right – правий, справа) – клітинки, що розташовані справа від клітинки з формулою; ABOVE (англ. above – над, вище) – клітинки, що розташовані вище клітинки з формулою; BELOW (англ. below – нижче, внизу) – клітинки, розташовані нижче клітинки з формулою; вбудовані функції Word, наприклад:

 

 

Обчислення у таблиці

 

Щоб провести обчислення, необхідно виконати такий алгоритм:

1. Установити курсор у клітинку, де буде результат обчислень.

2. Виконати Макет=>Дані=>Формула.

3. Записати у відповідному полі діалогового вікна формулу, ввівши її з клавіатури або вставивши необхідну функцію зі списку Вставити функцію.

4. Установити за потреби формат одержуваного результату.

5. Вибрати кнопку ОК.

Зміна даних у клітинках таблиці результати обчислень автоматично не змінює. Для оновлення результатів необхідно виділити таблицю чи клітинку з формулою і натиснути клавішу або в контекстному меню клітинки вибрати команду Оновити поле.

 

Питання для самоконтролю

1. Назвіть об’єкти, які можна вставити у текст документа.

2. Які існують способи створення таблиць в документі Microsoft Word?

3. Опишіть введення даних до таблиці у Microsoft Word.

4. Опишіть редагування таблиці та її об’єктів у Microsoft Word.

5. Які засоби для проведення обчислень над числовими даними, розміщеними в клітинках таблиці, використовує Microsoft Word?

Попередня тема

На початок

Наступна тема