НМЦ

ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ

Електронний посібник

 

ВФПО

МОДУЛЬ V. ЗАСТОСУВАННЯ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ

 

20. Колективна робота з документами засобами онлайн-редакторів

20.1. Новітні інструменти обробки та збереження інформації

20.2. Керування спільним доступом

20.3. Створення документів засобами онлайн-редакторів

20.4. Створення документів з наданням прав спільного доступу

20.5. Створення онлайн-форм засобами хмарного сервісу Google Форми

 

Перегляд презентації:

Колективна робота з документами засобами онлайн-редакторів

 

 

 

Хмарні технології (англ. Сloud Technology) передбачають віддалену обробку та зберігання даних. Ця технологія надає користувачам інтернету доступ до комп'ютерних ресурсів сервера і використання програмного забезпечення як онлайн-сервісу.

Хмарні сервіси, що дозволяють перенести обчислювальні ресурси й дані на віддалені інтернет-сервери, в останні роки стали одним з основних трендів розвитку IT-технологій.

 

Необхідні компоненти для роботи в «хмарах»:

*     інтернет;

*     комп’ютер (планшет, мобільний телефон, нетбук);

*     браузер;

*     компанія, яка надає послуги хмарних технологій;

*     навички роботи з інтернетом та вебзастосунками.

 

Переваги використання:

*     не потрібні потужні комп'ютери;

*     менше витрат на закупівлю програмного забезпечення і його систематичне оновлення;

*     необмежений обсяг збереження даних;

*     доступність з різних пристроїв і відсутня прив’язка до робочого місця;

*     забезпечення захисту даних від втрат та виконання багатьох видів нав­чальної діяльності, контролю і оцінювання, тестування онлайн, відкритості освітнього середовища;

*     економія коштів на утримання технічних фахівців.

 

Моделі розгортання

 

Приватна хмара (англ. private cloud) – це хмарна інфраструктура, яка призначена для використання виключно однією організацією, що включає декілька користувачів (наприклад, підрозділів).

Публічна хмара (англ. public cloud) – це хмарна інфраструктура, яка призначена для вільного використання широким загалом. Публічна хмара перебуває в юрисдикції постачальника хмарних послуг.

Гібридна хмара (англ. hybrid cloud) – це хмарна інфраструктура, що складається з двох або більше різних хмарних інфраструктур (приватних, громадських або публічних), які залишаються унікальними сутностями, але з’єднані між собою стандартизованими або приватними технологіями.

По суті, хмара – це модель надання зручного мережевого доступу до обчислювальних потужностей і ресурсів (серверу, програми, бази даних, програми, сховища тощо) на віддаленому сервері в інтернеті.

 

Що ж змушує скептиків з недовірою вдивлятися в хмари?

По-перше, сумнівна гарантія конфіденційності та безпеки даних. Так як дані зберігаються на сторонніх серверах, завжди залишається імовірність, що дані можуть бути пошкоджені, викрадені або зовсім знищені, а на тлі поточних шпигунських скандалів з главами уряду, це тільки підливає масла у вогонь.

По-друге, необхідність постійного підключення до інтернету. Без інтернету дані та ресурси хмарних сервісів просто будуть недоступні.

По-третє, для комфортної роботи в хмарі потрібен високоякісний інтернет. Інакше терміни виконання роботи затягнуться, а обробка інформації, хоч і відбуватиметься в режимі реального часу, але з жорсткими зависаннями. І будуть дуже сильно псуватися ваші нерви.

 

Характеристики хмарних технологій

 

Нині хмарний сервіс включає три основні характеристики, які відрізняють його від звичайного сервісу: режим «ресурси за запитом»; еластичність; незалежність від елементів управління інфраструктурою.

 

 

Доступ до файлів

 

Збережені на хмарному диску документи можуть бути опрацьовані будь-якою кількістю користувачів, які мають до них доступ.

Доступ до файлів надає власник хмарного диску.

 

Існують два типи доступу до файлу:

1) всім, хто має посилання на файл: увімкнено: 72.PNG, вимкнено: 73.PNG;

2) лише зареєстрованим Google-користувачам, яким надано доступ.

 

Існують три рівні доступу до файлу:

1) перегляд;

2) коментування;

3) редагування.

 

Кожен наступний рівень містить допуски попередніх рівнів доступу. Так, найвищий рівень «редагування», окрім можливості редагування, включає можливість перегляду та коментування даних у файлах.

Відкриття доступу

 

Для надання користувачам доступу до даних на хмарному диску потрібно:

*      У контекстному меню файлу вибрати команду Надати доступ 74.PNG.

*      Увести у вікні Надайте доступ користувачам і групам у поле Додати користу­вачів і групи імена чи адреси електронних поштових скриньок тих осіб, яким потрібно надати доступ.

*      Вибрати у вікні Надайте доступ користувачам і групам кнопку для вибору рівня доступу користувачів: Може переглядати, Може коментувати, Може редагувати (рис. 20.1) та обрати потрібне.

*           Натиснути кнопку Готово.

 

Рис. 20.1. Надання доступу користувачам

 

Якщо в адресному рядку форми доступу зазначити електронні адреси, то адресати або отримають автоматичний лист-повідомлення про те, що їм надано доступ до файлу (за умови встановлення прапорця Сповістити), або дізнаються про це, увійшовши до свого Google-диску.

Також доступ до файлу (папки) можна надати, використавши команду Отримати посилання для доступу.

 

Виконання цієї команди автоматично формує посилання на вибраний файл. Для цього слід:

1. Вибрати потрібний об’єкт (файл або папку).

2. Вибрати на Панелі інструментів кнопку Посилання для доступу або аналогічну команду в контекстному меню об’єкта.

3. Відкрити у вікн Отримати посилання список кнопки Усі користувачі, які отримали посилання та вибрати відповідний рівень доступу до об’єкта.

4. Скопіювати сформоване посилання вибором кнопки Копіювати посилання.

5. Вибрати кнопку Готово.

6. Надіслати це посилання обраним користувачам (наприклад, електронною поштою) або розмістити посилання на якомусь вебресурсі чи в документі.

Документи, доступ до яких користувачу надали інші особи, розміщуються на Google Диску в розділі Відкриті для мене.

 

Зверни увагу! Видалити об’єкт або скасувати спільний доступ може тільки власник цього об’єкта. Об’єкти на Google Диску можна сортувати за іменем або за часом їхніх змін. Для цього потрібно виділити об’єкт і вибрати над списком об’єктів команду Назва або Останні змінені.

 

Робота користувачів зі спільним об’єктами на Google Диску відбувається в реальному часі, тобто якщо один з користувачів змінює вміст файла або папки, то всі зміни одразу ж відображаються й у вікні інших користувачів, якщо вони теж працюють у цей час із цим об’єктом.

 

 

Для створення нових електронних документів (текстових документів, таблиць, презентацій, малюнків тощо) у хмарному середовищі Google можна використати відповідні онлайн-редактори: Google Документи, Google Таблиці, Google Презентації, Google Малюнки.

 

Загальні особливості роботи у хмарному середовищі Google:

*     після відкриття у вікні Google Диск файли Microsoft Office доступні тільки для перегляду;

*     до будь-якого файлу можна надати спільний доступ за посиланням або за електронною поштовою адресою окремим користувачам;

*     після завершення роботи з файлами у хмарному середовищі користу­вачу бажано виконати синхронізацію даних, якщо планується подальша робота з документом на локальному комп’ютері.

 

Для створення нового файлу засобами будь-якого онлайн-редактора Google слід виконати таке:

1. Увійти у свій обліковий запис Google, використавши браузер Chrome.

2. Відкрити меню сервісів Google вибором кнопки Додатки Google.

3. Вибрати у списку додатків кнопку Диск.

4. Відкрити в Робочій області диска потрібну папку або створити нову.

5. Вибрати в меню кнопки Створити потрібний редактор.

6. Розпочати роботу зі створення відповідного електронного документа.

 

За замовчуванням новим файлам надаються такі імена: Документ без назви, Презентація без назви, Малюнок без назви. Щоб надати новому файлу інше ім’я, слід вибрати в лівому верхньому куті вікна програми текстове поле, де вказано ім’я за замовчуванням, та ввести потрібне ім’я файлу.

Документи, створені в додатках Google, можна відкривати для перегляду або редагування. Опрацьовувати документи, які створено в інших програмах, наприклад, додатках Microsoft Office, можна тільки після їхньої конвертації у формат документів Google. Для цього потрібно відкрити документ і вибрати Відкрити в додатку → Google Документи (рис. 20.2).

За потреби слід зберегти документ у форматі Google.

 

Рис. 20.2. Варіанти відкриття документів

 

Рис. 20.3. Контекстне меню

 

Для цього треба виконати Файл → Зберегти у Google Документах.

При цьому форматування таких документів може бути змінено, і документи за потреби слід буде редагувати.

Щоб налаштувати автоматичне перетворення файлів Microsoft Office при завантаженні на Диск у формат документів Google, слід виконати дії:

*  на Панелі інструментів вибрати кнопку Налаштування і вибрати команду Нала­штування;

*  у вікні Налаштування встановити прапорець Конвертувати завантажені файли;

*      вибрати у верхньому правому куті вікна кнопку Готово.

 

Рис. 20.4. Налаштування сховища

 

Новими в усіх редакторах є такі команди в меню Файл:

У текстовому редакторі Google Документи в меню Інструменти є корисні команди: Голосовий ввід, Перекласти документ.

Онлайн-редактор Google Презентації має практично ті самі можливості, що й Microsoft PowerPoint. Однак у додатку Google значно менша кількість ефектів анімації, а ефекти руху зовсім відсутні.

 

Онлайн-редактор Google Малюнки – це аналог векторного редактора LibreOffice Draw.

 

Растрового графічного редактора серед додатків Google немає, але можна використовувати програму Pixlr Editor, яка дає змогу автоматично працювати з файлами на Google Диску.

До створених документів можна надати спільний доступ для опрацювання документа кільком користувачам.

 

 

З одним і тим самим файлом одночасно може працювати до двохсот користувачів, яких автор документа запросив до спільної роботи. У процесі роботи можна бачити, хто із співавторів одночасно з вами редагує цей документ. Повідомлення про це відображається над Рядком меню у вигляді піктограм-аватарок, після наведення на які можна визначити користувачів (рис. 20.5). Якщо один з користувачів змінює вміст документа, то всі зміни одразу ж відображаються і у вікні інших користувачів.

 

Рис. 20.5. Панель інструментів

 

Співавтори автоматично отримують свій колір маркування і під час роботи над документом можна бачити поточне місце їхньої роботи.

 

Рис. 20.6. Маркування співавторів

 

Автор документа за потреби може скасувати всі правки, які були внесені співавторами, повернувшись до однієї з попередніх версій.

 

Для цього слід:

1. Виконати Файл → Історія версій → Переглянути історію версій.

2. Вибрати на правій бічній панелі Історія версій потрібну версію документа.

3. Вибрати над документом команду Відновити цю версію.

4. Вибрати кнопку Відновити для підтвердження своїх дій.

5. Продовжити роботу з документом.

 

Можна надати коментар в окремому полі, виконавши Вставити → Коментар. Ці коментарі будуть бачити всі співавтори документа, і вони можуть вести в онлайн-режимі обговорення цього питання без редагування самого документа. Під час друку документа коментарі не друкуються.

Кнопка Відкрити історію коментарів над Панеллю інструментів призначена для перегляду всіх коментарів у документі та додавання нових.

Найпоширенішими у використанні є хмарні сервіси, призначені для набуття навичок роботи з вебсервісами та звичайними документами. Серед них розглянемо хмарну платформу Google Apps Education Edition.

Зупинимось детальніше на сервісі, який надає можливість створювати документ з наданням прав спільного доступу декільком користувачам.

Щоб створити документ із наданням можливості спільного доступу декільком користувачам, потрібно вибрати хмарний сервіс Диск, де надається можливість створити власний документ  . Отож, натискаємо кнопку Створити і у нас відкривається меню для вибору типу документу, який потрібно створити.

Вибираємо той тип, який ми створюємо (ми розглянемо приклад створення текстового документу, тому вибираємо пункт меню Документ).

 

Рис. 20.7. Типи документів, які можна створити у сервісі Google Apps

 

Відкривається вікно з новим текстовим документом, досить схоже на звичайний документ Microsoft Word, до якого усі звикли. Усі функції в цьому сервісі досить схожі до функцій, які можна застосовувати у звичайному редакторі MS Word (редагування, форматування, друк тощо). Хоча є одна особливість – після кожної зміни, яка відбувається в документі, документ автоматично зберігається.

 

Рис. 20.8. Вигляд вікна з створеним новим текстовим документом

 

Рис. 20.9. Пункт меню

 

Для надання прав спільного доступу декільком користувачам, потрібно у правому верхньому куті вікна обрати Спільний доступ….

Після цього система запропонує Вам надати назву цьому документу.

Далі Вам пропонується запросити користувачів з можливістю оповістити їх електронною поштою. Для отримання посилання спільного доступу, варто натиснути Отримати посилання для спільного доступу і висвітяться додаткові параметри для встановлення параметрів спільного доступу.

 

Рис. 20.10. Вигляд вікна для надання імені спільному

 

При цьому Вам надається також можливість виставити тип прав, які Ви надаєте користувачу для користування документом: редагування, читання, коментування чи права власника, а також надається можливість ще й скопіювати шлях до цього документа.

 

Рис. 20.11. Налаштування надання доступу

 

Для встановлення додаткових налаштувань потрібно натиснути Додатково.

Натискаємо кнопку Готово – тепер цим документом може користуватись одразу декілька користувачів.

На ім'я користувача, якому Ви відправили листа з вказівкою про спільний доступ до документа, прийде лист, в якому буде вказано, що користувачу надано доступ до певного файлу, і натиснувши на відповідне посилання, користувач може перейти до цього документа та редагувати його.

Тепер у кожного буде висвітлюватись, який користувач що саме написав.

Після надання прав доступу декільком користувачам, з'являється можливість не лише редагувати документ декільком користувачам, а й додавати коментарі.

Для цього потрібно натиснути кнопку  і обрати один із видів додавання: сповіщення або коментар або натиснути кнопку , яка знаходиться справа від робочої області документа.

 

Рис. 20.12. Типи прав доступу

 

У полі, яке висвітиться, ввести коментар та натиснути кнопку Додати коментар, після чого у документі будуть відображатись коментарі усіх учасників його написання.

 

Рис. 20.13. Створення коментарів

 

Рис. 20.14. Написання коментарів

 

Створення Google-документів. Google Excel

 

Для роботи з електронними таблицями використовується редактор Google Spreadsheets, що дозволяє заносити дані в рядки і стовпчики електронної таблиці, а також проводити нескладні обчислення. Програма допускає перетворення даних і в формат Microsoft Excel та OpenDocument.

Передбачена можливість доступу інших користувачів до створеної таблиці, як з правом редагування, так і без (щонайбільше десяти користувачам одночасно).

 

За допомогою електронних таблиць Google можна:

*     імпортувати і експортувати файли типів *.xls; *.pdf або *.html-файли;

*     форматувати комірки і змінювати формули, обчислюючи їх результати і відображати дані в потрібному вигляді;

*     спілкуватися в режимі реального часу з іншими користувачами, що зміню­ють цю ж таблицю;

*     вставляти таблицю або її частину у свій блог або на вебсайт.

 

Щоб розпочати роботу з електронними таблицями, необхідно виконати аналогічні дії, як і для створення текстових документів Google, а саме – на диску Google натиснути кнопку Створити таблицю:

 

Рис. 20.15. Створення таблиць на диску Google

 

Отримаємо вікно, яке містить такі вкладки: Файл, Редагувати, Вигляд, Вставити, Формат, Дані, Інструменти, Доповнення.

 

Рис. 20.16. Вікно електронних таблиць Google

 

Під час роботи з документом, якщо ви не назвали його на початку роботи, він буде автоматично збережений під назвою, яка складається з декількох перших слів набраного тексту. Щоб уникнути цього, необхідно зберегти документ на початку роботи (ще до набору тексту) або перейменувати його пізніше, після завершення роботи.

 

Рис. 20.17. Перейменування електронних таблиць

Google у процесі роботи

 

На панелі інструментів головного вікна електронних таблиць знаходяться кнопки: роздрукувати, повернення, назад, формат заливки, грошовий та процентний формат, зменшити (збільшити) кількість десяткових цифр, інші формати, назва та розмір шрифту, жирний, курсив, закреслення, колір тексту, колір заповнення, межі комірки, об’єднання комірок, вирівнювання по горизонталі та вертикалі, перенесення тексту в декілька рядків у комірці, гіперпосилання, коментар, діаграма, фільтр, функції, транслітерація.

Інтерфейс вікна електронних таблиць дуже схожий на інтерфейс звичайного MS Excel. Наявні усі засоби редагування і форматування комірок та роботи з діаграмами як і в звичайному офісному редакторі, що встановлений на персональному комп’ютері.

Для надання спільного доступу редагування або перегляду електронних таблиць використовується кнопка Спільний доступ.

 

Рис. 20.18. Надання спільного доступу для користувачів

в електронних таблицях Google

 

20.5. Створення онлайн-форм засобами хмарного сервісу Google Форми

 

Редактор Google Форми надає можливість створювати анкети для проведення онлайн-опитувань, тести для перевірки знань, зібрати відповіді респондентів та автоматично отримати зведені результати у вигляді діаграм.

Респондент (лат. respondere – відповідати, реагувати) – учасник інтерв’ю, соціологічного опитування або психологічних тестів.

Для відкриття редактора форм потрібно на Google Диску виконати: Створити → Google Форми.

 

У вікні відобразиться шаблон форми, у якому слід заповнити поля:

*     Форма без назви – увести назву форми, надалі це буде використано як ім’я створеного файлу.

*     Опис форми – за бажанням увести коментар до цієї анкети, указавши мету опитування, категорію користувачів, серед яких проводиться це опитування, термін проведення тощо.

*     Запитання без назви – увести в поле для введення текст запитання.

*     Тип запитання – відкрити список різних типів запитань і вибрати потрібний.

 

У формах Google можна створювати запитання десяти типів, зокрема таких:

З короткими відповідями; З варіантами відповіді; Прапорці; Лінійна шкала тощо.

Слід указати, чи обов’язковою є відповідь на поточне питання чи ні, пересуваючи вліво чи вправо повзунок .

 

Рис. 20.19. Бічна панель інструментів

 

Якщо потрібно створити тест для перевірки знань, слід:

*     вибрати Налаштування → Увімкнути оцінки;

*     повернутися на вкладку Запитання;

*     вибрати посилання Ключ опитування;

*     відзначити правильні відповіді і указати кількість балів за правильну відповідь.

 

Щоб змінити кольорове оформлення форми, слід вибрати на верхній панелі інструментів кнопку Налаштувати тему 84.PNG і бажане оформлення. Можна виконати налаштування способу отримання результатів вибором кнопки Налаштування. Кнопка Попередній вигляд 85.PNG дозволяє переглянути, як буде виглядати створена форма під час відповідей респондентів у інтернеті.

Коли форму для опитування створено, її потрібно надіслати респондентам: або за посиланням викласти в загальний доступ, або відправити посилання на електронні адреси конкретним користувачам.

Посилання на створену анкету можна розмістити в електронних документах, на вебресурсах в інтернеті та в соціальних мережах, надіслати електронною поштою. Для цього потрібно вибрати кнопку Надіслати на верхній панелі інструментів і налаштувати потрібні параметри у вікні Надіслати форму.

 

Щоб переглянути відповіді респондентів і загальні результати опитування, слід виконати дії:

*     відкрити на Google Диску створену форму в режимі редагування;

*     перейти на вкладку Відповіді та ознайомитися з результатами, які тично подаються у вигляді діаграм.

 

Рис. 20.20. Надсилання повідомлень

 

Для завершення опитування слід пересунути повзунок в ліве положення. Після цього респонденти не зможуть надати свої відповіді.

 

Отже, загальний алгоритм проведення опитування з використанням Google Форм є таким:

1. Створити форму.

2. Переглянути її вигляд у форматі анкети в режимі введення відповідей.

 

Рис. 20.21. Статистика досягнень

 

3. Надіслати посилання на анкету потрібним користувачам або опублікувати в інтернеті для загального доступу.

4. Дочекатися завершення терміну надання відповідей.

5. Заблокувати можливість надання відповідей після завершення терміну опитування.

6. Переглянути зведені результати опитування.

7. Опрацювати результати опитування в електронній таблиці (за потреби).

8. Опублікувати результати опитування (діаграми) у підсумковому документі, презентації, в інтернеті (за потреби).

Відповіді респондентів можна завантажити до електронної таблиці для подальшого опрацювання результатів опитування. Для цього на вкладці Відповіді слід вибрати кнопку Створити електронну таблицю. У подальшому кнопка матиме назву Переглянути відповіді в Таблицях.

 

Питання для самоконтролю

1. Розкрийте поняття Онлайн-редактор.

2. Вкажіть інструменти обробки та збереження інформації.

3. Опишіть основні складові інформаційної безпеки.

4. Як надати спільний доступ до онлайн-документу?

5. Опишіть створення онлайн-форми засобами Google Форми.

Попередня тема

На початок