|
ДУМАЄМО,
ПИШЕМО, СПІЛКУЄМОСЯ УКРАЇНСЬКОЮ Навчально-методичний
посібник |
|||
|
|
|||
|
КЛАСИФІКАЦІЯ ЛИСТІВ Лист – це
поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи
належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать: ·
листи‐прохання; ·
листи‐звернення; ·
листи‐пропозиції; ·
листи‐запити; ·
листи‐вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: ·
листи‐попередження; ·
листи‐нагадування; ·
листи‐підтвердження; ·
листи‐відмови; ·
супровідні листи; ·
гарантійні
листи; ·
листи‐повідомлення; ·
листи‐розпорядження. РЕКВІЗИТИ ЛИСТА ТА ЇХ ОФОРМЛЮВАННЯ Службові листи
пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.
Основні реквізити листа регламентовано інструкцією з діловодства установи. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно‐ цифровим способом (22
серпня 2018
р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для
цього місці. Якщо лист
написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі.
Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище – у давальному. Наприклад: Видавництво «Освіта» Коваленку С.М. Якщо листа
адресовано керівникові установи, назва
якої входить
у найменування посади, то прізвище й посаду
подають у давальному відмінку, а назву установи – у родовому Наприклад: Директорові ГОВ «Медіа Про» Токарчуку К.П. В адресі
можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи,
яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки
за умови,
якщо ця посада єдина
в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад: Генеральному директору Спільного українсько‐німецького підприємства «Каскад» Директорові Науково‐методичного центру «Агроосвіта» Якщо особа, якій надсилають листа,
має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед
прізвищем. Ступені й звання можна
записувати у скороченій фор Наприклад: Директор, проф. Петренко О.І. До реквізиту «адресат» може
входити поштова адреса. Слід памʹятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після
назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад: Київський міжрегіональний інститут удосконалення вчителів імені Б. Грінченка Відділ кадрів Васильченку Ф.К. вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132 Реквізити адресата друкують із правого
боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву
установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову
адресу – подають із нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа,
починаючи з «Кому»,
а потім указують «Куди». Будь‐який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його
основного змісту. Він має бути стислим, точно
передавати зміст
листа і відповідати на питання «про що?», наприклад: Про
постачання автомобілів. Якщо в листі
порушено кілька взаємоповʹязаних питань, то заголовок може бути
узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.
Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого
берега без відступу; максимальна довжина рядка – 28 друкованих знаків. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Текст листа
складається з двох частин:
опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій. Позначення про наявність додатка роблять
ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи
оформлення цього реквізиту: 1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так: Додаток: на 2 арк. у 1 прим. 2)якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додатки: 1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. у 1 прим. 2.Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прим. Якщо ж лист містить
велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі
після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 7 арк. Підписує службовий лист переважно
керівник установи (організації,
підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають (без абзацу!) лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист
(назву установи не повторюють). Наприклад: Директор (підпис) В.О. Петренко Голова оргкомітету (підпис) Г.Р. Рижук Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну
назву установи, посаду,
ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад: Голова Акціонерного банку «Мрія» (підпис) С.В. Фесенко ЕТИКЕТ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ Під час написання листа рекомендовано дотримуватися таких правил. І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загально‐ прийнятою
формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний (імʹя та по батькові)! Шановний пане/пані ... (імʹя, імʹя й прізвище)! Шановні
панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (імʹя та по батькові)! Високошановний пане ... !
Слово пан в українській мові вживають щонаймен‐ ше сім століть. Воно
засвідчує пошану до адресата, в офіційних документах форму пан уживають з імʹям, прізвищем, назвою
посади, званням. Імʹя та по батькові зі словом пан не поєднують. Тобто
говорити чи писати
пан Михайло Петрович, пані
Ольга Степанівна або звертатися пане Миколо Івановичу, пані Катерино Василівно є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям. У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре! До Президента держави слід звертатися так: Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! П ане Президенте! В українській мові звертання вживають у формі
кличного відмінка: «Шановна
Оксано Дмитрівно!», «Шановний
директоре!» Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше
слово тексту листа
пишуть з великої
літери і з абзацу.
Відсутність звертання може бути
витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування. ІІ. Від початкової фрази листа може багато
залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому
реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Засвідчуємо Вам свою повагу і дякуємо… Висловлюємо свою найщирішу вдячність за ... Насамперед дозвольте подякувати Вам за ... Прийміть нашу щиру
(найщирішу) подяку за ... Цей лист – вияв нашої
вдячності за ... Ми щиро вдячні
Вам за те, що Ви ... Дозвольте висловити свою вдячність ... Вдячні Вам за запрошення ... Дякуємо за надану
змогу (пропозицію) ... У листах‐підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа‐відповіді … Офіційно підтверджуємо свою
згоду на ... На підтвердження нашої
попередньої домовленості повідомляємо ... Підтверджуємо отримання Вашої
телеграми ... Ми отримали Вашого
листа з повідомленням про ... і щиро Вам вдячні ... Поширеними
вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: Відповідно до контракту № ..., що був підписаний між нашими установами, ... Згідно з нашою
домовленістю надсилаємо Вам ... На Ваш запит
про... даємо
письмову відповідь. У відповідь на Ваш запит
повідомляємо ... Узявши до уваги
Ваш запит від
(дата), пропонуємо... Згідно з нашою
домовленістю від (дата)
повідомляємо ... До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами
таких листів можуть
бути такі: Будь ласка, повідомте нам про ... Будемо вдячні,
якщо Ви підтвердите свою участь у ... Просимо Вас терміново оплатити рахунок ... Просимо Вас уважно
вивчити наші пропозиції й дати остаточну
відповідь ... Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про ... Просимо прийняти замовлення ... У діловому світі з різних
причин іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі
листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося ... Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю ... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше
замовлення ... Хочемо вибачитися за завдані Вам
зайві турботи ... Перепрошуємо за зайві
хвилювання з приводу
... Хочемо щиро перепросити Вас за прикру
помилку, що сталася ... У листах‐нагадуваннях, що належать до психологічно складних,
потрібно ввічливо, тактовно і ненавʹязливо вказати
на те, що, наприклад, термін
оплати рахунка
чи виконання замовлення минув. Такі
листи варто розпочати так: Вважаємо за свій обовʹязок нагадати Вам про ... Вибачте, що знову
турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата). Змушені нагадати Вам, що й досі
не отримали від Вас оплаченого рахунка. Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити
рахунок за ... Гадаємо, що це лише непорозуміння. Вважаємо за необхідне нагадати Вам... Дозвольте нагадати Вам, що ... Інколи делікатність, тактовність не дають
бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна
зробити так: Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій
намір розірвати контракт. У звʹязку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість,
і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень. До категорії складних належать листи‐відмови. Якщо немає можливості відповісти позитивно, то сказати
«ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо. Сформулювати відмову слід так: Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект,
з прикрістю повідомляємо, що не маємо
змоги ... На жаль,
ми не можемо прийняти Вашої
пропозиції ... Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту. Щиро шкодуємо, проте
ситуація, що склалася, не дає нам можливості ... Вибачте, але ми не можемо
надати (погодитись, направити) ... У листах‐повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз: Повідомляємо Вам ... Хочемо повідомити про те, що ... З приємністю повідомляємо Вам, що ... На жаль,
змушені повідомити Вам, що ... Дозвольте повідомити Вам, що ... Раді повідомити Вам, що ... Цим листом повідомляємо, що ... ІІІ. Вибір завершальних речень
є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна
повторити подяку,
висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу: Дозвольте ще раз
подякувати Вам ... Висловлюємо ще раз
вдячність ... Дякуємо за допомогу ... Ще раз дякуємо
Вам за все, що Ви зробили
для ... Щиро вдячні за ... Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку ... Ще раз дякуємо
і висловлюємо надію, що ... Дозвольте ще раз подякувати Вам за ... Ще раз дякую
за виявлену мені
честь ... Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому,
про що йшлося
в тексті: Запевняємо, що Ви цілковито можете
розраховувати на нашу підтримку. Ми зателефонуємо Вам,
щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі. Будемо раді співпрацювати з Вами. Запевняємо, що наша
співпраця буде плідною. Будемо раді допомогти Вам. Якщо у Вас буде бажання
зустрітися з нашим представником – ми до Ваших
послуг у будь‐який зручний
для Вас час. Запевняємо, що ми робимо
все можливе для завершення... Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль,
щоб уникнути таких
прикрих непорозумінь. Наприкінці листа можна
висловити сподівання: Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас. Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати. Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нам про своє рішення. Маємо надію, що це піде
на користь справі. Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді. Розраховуємо на тісне
і взаємовигідне співробітництво з Вами. Маємо надію, що наша співпраця буде плідною. Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам. Сподіваємося на швидку
відповідь і бажаємо
успіхів. Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку. Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства. Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними. Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками. Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки. Наприкінці листа можна
також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення: Ще раз просимо
вибачення за завдані
турботи (клопоти, прикрощі, незручності). Щиро просимо вибачення за ... Ще раз перепрошуємо за цю прикру
помилку. Дозвольте ще раз попросити вибачення за ... ІV.Найчастіше в листах
уживаються такі форми
прощальних фраз: З повагою З повагою і найкращими побажаннями З удячністю і повагою З належною до Вас пошаною Залишаємося з пошаною З щирою повагою
(пошаною) З найщирішою до Вас повагою
(пошаною) З повагою, вдячністю та побажанням успіхів І з вдячністю і пошаною бажаємо
успіхів
Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставлять. Постскриптум (приписка) наприкінці листа
можливий лише за умови,
що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після
постскриптуму знову потрібно поставити підпис. V.
Ділові листи не мають бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко,
лаконічно, по суті, тоді
вся запропонована інформація буде доречною. Дотримання правил етикету
листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє
налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами. ОФОРМЛЮВАННЯ ЛИСТА Службові листи
друкують на спеціальному бланку листа лише з одного боку.
На бланку друкують тільки першу
сторінку листа,
а наступні – на чистих
аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий – не менш як 30 мм; правий – 10
мм; верхній і ніжній
– 20 мм. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7‐10 днів. Отримавши лист‐запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів. Лист‐вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість. Лист‐співчуття надсилається протягом 10 днів після
сумної події. ЛИСТ‐ПОВІДОМЛЕННЯ Це такий службовий лист, у якому
доводять до чийогось відома,
повідомляють комусь
певну інформацію. Листи такого змісту
надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми,
організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі. Наприклад: Шановні панове! Хочемо повідомити вам, що розроблення замовлених вами навчальних матеріалів розпочалося і ми будемо
готові надіслати їх ... (термін). Просимо повідомити про спосіб доставки, якому ви віддаєте перевагу. З повагою ... ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ Про відкриття установи 1.
Повідомляємо вам, що ... (дата) ми відкриваємо
нову установу в... 2. Користуючись нагодою, повідомляємо вам
про відкриття нової установи в ... 3.Ми хочемо повідомити вам про відкриття нової установи в ... і сподіваємося, що найближчим часом
зможемо запропонувати взаємовигідне
співробітництво. 4.З радістю повідомляємо про відкриття нашої нової установи в ... 5.Повідомляємо, що відкриття нашої установи відбудеться ... (дата). 6.Маємо приємність оголосити про відкриття нової
установи за адресою
... 7.... (дата) ми відкриваємо нову установу в ... Запрошуємо до співробітництва. 8.Будемо раді
встановити взаємовигідні контакти з вашою установою. 9.Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства. 10.Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з вашою установою. Про зміну назви
установи 1.Повідомляємо вам,
що ми змінили
назву установи на ... 2.Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорганізували нашу
установу в … 3.Ми хочемо повідомити вам про деякі зміни, що сталися
у структурі нашої
установи. Наша установа обʹєдналася з ...; нова назва:
... Про зміну адреси 1.Повідомляємо вам,
що ми переїхали в нове приміщення. Наша нова
адреса: ... 2.Хочемо скористатися нагодою і повідомити вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі
надсилати свої пропозиції за адресою: ... 3.3 ... (дата) наша установа змінила офіс. Нас можна розшукати за адресою: ... Про зміну номера
телефону, факсу 1.Просимо записати новий
номер нашого телефону: … 2.Повідомляємо,
що номер нашого
телефону (факсу)
змінено. Наш новий номер:
... 3.Віднедавна у нас зʹявився додатковий телефонний номер. Ви можете
зателефонувати нам за номерами: ... 4.Наш новий номер
факсу ... дає вам додаткову змогу швидко зробити замовлення. 5.Повідомляємо, що після ... години
ви можете телефонувати нам за номером: ... Просимо
поінформувати про ці зміни відповідні відділи вашої установи. Про призначення на посаду 1.З радістю повідомляємо вам, що ... (дата) пана ... було призначено керівником нашої
установи. 2.Враховуючи позитивні результати роботи
пана ..., ми надали йому право
підпису документів. 3.Хочемо повідомити, що з ... (дата)
пана ... призначено першим заступником директора установи ... 4.Повідомляємо, що з ... (дата) пана ... призначено керівником нашої установи. Про візит 1.Хочемо повідомити про
візит нашого працівника пана ... 2.Наш представник відвідає вас наприкінці січня. 3.Повідомляємо, що наш директор незабаром відвідає вас, щоб домовитися про зміни
умов контракту. 4.Через непередбачені труднощі, повʹязані з порушенням термінів постачання, ми змушені відкласти наш візит ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов,
зобовʹязань. Здебільшого гарантують оплату
за певні послуги, виконану роботу, надану
житлову площу,
якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід
дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних
дій. Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Наприклад: Шановний пане ... ! На підтвердження нашої телефонної розмови від ... (дата)
просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться … Оплату гарантуємо. З повагою ... Вельмишановний пане
...! Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами і запрошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду. Компанія
гарантує оплату
Вашої праці та комісійну винагороду ... % від вартості рекламних замовлень. З повагою... Типові мовні звороти 1.Гарантуємо оплату
рахунків. 2.Ми гарантуємо високу якість (відповідність міжнародним стандартам) товарів, що підготовлені до відвантаження. 3.Ми можемо надати
вам абсолютну гарантію якості ... 4.Будь ласка,
зверніть увагу
на якість
наших виробів, свідченням якої
є додані до листа зразки. ЛИСТ‐ЗАПИТ Це різновид комерційного листа, що містить
прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист‐запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. У листі‐запиті обовʹязково вказуємо: ·
підставу
для запиту; ·
назву товару
(його марку, якість, модель
тощо); ·
умови й термін
постачання; ·
умови оплати. Наприклад: Шановні панове! Ми уважно ознайомилися з вашим каталогом, де представлено нові
товари, що належать до групи ... Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що їх можна ефективно використовувати в нашому виробничому процесі. Будемо Вам щиро вдячні, якщо ви надішлете нам докладні характеристики
всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування. Заздалегідь вдячні
вам. З повагою ... Запит на бронювання номерів у готелі Шановні панове! Просимо
вас забронювати для
нашого клієнта, пана ... (прізвище), з ... (назва міста, країни) номер
на одну
особу з ванною кімнатою з ... по ... (дата). Пан ... (прізвище) повинен прилетіти в ... (назва
міста) рейсом
... з ... (назва
міста) і розраховує дістатися до Вашого готелю близько ... години.
Просимо надіслати нам рахунок
за це бронювання, врахувавши також додаткові послуги (рахунок за щоденні послуги оплатить гість). Чекаємо на ваше підтвердження. З повагою ... ТИПОВІ
МОВНІ ЗВОРОТИ Загальний запит 1.Просимо надіслати нам прейскуранти (прайси) на всі види вашої продукції. 2.Повідомте, будь ласка,
чи можете ви постачити нам ... (назва товару). 3.Просимо повідомити нам, яку продукцію ви виробляєте. 4.Просимо надіслати нам вашу тверду пропозицію. Ми щойно одержали ліцензію на імпорт ... (назва товару). 5.Просимо надіслати нам пропозиції на постачання ... (назва товару). 6.Нам надали
вашу адресу в посольстві (консульстві, торговій палаті тощо). 7.Нам порадив звернутися до вас пан ... з ... 8.Якщо ваші страхові тарифи
відповідають нашим сподіванням, ми готові укласти
контракт ... ЛИСТ‐ПІДТВЕРДЖЕННЯ Це різновид службового листа, в якому
засвідчуємо той чи інший
факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад: Шановні добродії! Дякуємо
вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, ваша
пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані вами, є значно вищими за ціни інших
фірм на подібні
товари. Вибачте, але
ми не можемо погодитися на ваші умови. З повагою ... Шановні панове! Дякуємо за пропозицію взяти участь у створенні проекту ... Офіційно підтверджуємо свою згоду на виконання проектних
матеріалів. Наша комісія готова
прибути на переговори у зручний для вас час. З щирою до вас пошаною
... ТИПОВІ
МОВНІ ЗВОРОТИ 1.Ми із вдячністю підтверджуємо
одержання вашої пропозиції від ... (дата). 2.Вдячні вам за повторну інформацію щодо вашої спеціальної пропозиції. 3.Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо,
що ... 4.Міністерство освіти і науки України підтверджує, що ... 5. 3 вдячністю підтверджуємо одержання вашого запиту
й хочемо запевнити, що ми зацікавлені в установленні взаємовигідної співпраці з вами. 6.На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо вам
письмове запрошення ... 7.Просимо вас із належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення й у визначений
(погоджений) термін надати
(надіслати) нам зразки. СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ Це службовий лист, що
його додають до основного документа (накладної, рахунка‐фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслеників, буклетів, зразків нових товарів). Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та
перелік надісланих документів. Наприклад: Шановні панове! У відповідь на ваше прохання від ... (дата) надсилаємо вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із зразків
... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки ви замовлятимете. Чекаємо на відповідь. З повагою ... Шановні добродії! Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо вам такі документи: рахунок‐фактуру
в двох примірниках; страховий поліс на суму рахунка плюс 10 %, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик. Просимо підтвердити їх отримання. Залишаємося з повагою ... ТИПОВІ
МОВНІ ЗВОРОТИ 1.Для того щоб ви мали повне уявлення
про можливості нашої установи, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект. 2.Надсилаємо вам копії
рахунків, термін
оплати яких минув. 3.Просимо переглянути останній перелік виданих навчально‐ методичних матеріалів і повідомити, які із пропонованих позицій вас зацікавили. 4.Сподіваємося, що ви зацікавитеся ... 5.Розраховуємо на початок переговорів (співпраці) між нашими установами. 6.Будемо раді налагодженню взаємовигідних контактів із Вашою установою. ЛИСТ‐ПРОХАННЯ Це службовий лист,
в якому
у ввічливій формі звертаються до партнерів,
клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи‐ прохання є одним
із найпоширеніших видів
ділової кореспонденції. Від уміння
переконливо висловити своє прохання великою
мірою залежить і його виконання. Наприклад: Шановні добродії! Ми співпрацюємо з вами уже впродовж року
на основі оплати
проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою
один раз на квартал. Інші наші постачальники у вашій країні
вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від вас позитивну відповідь на наше прохання. З повагою ... ТИПОВІ
МОВНІ ЗВОРОТИ 1.Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтвердити, розглянути) ... 2.Будемо вам вельми
вдячні, якщо
ви ... 3.Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь. 4.Просимо вас уважно
вивчити наші нові
умови оплати,
які викладено
в Загальних умовах
угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь. 5.Будемо раді,
якщо ви погодитеся співпрацювати з нами. 6.Будемо вам зобовʹязані, якщо ви
розглянете наші поправки до ... 7.Просимо надіслати ваші пропозиції та рекомендації до ... 8.При нагоді просимо
вас повідомити всі вихідні дані
... 9.Просимо негайно повернути один примірник підписаного
договору. 10.Просимо підтвердити свій
приїзд на нараду. 11.Просимо вас звернути особливу увагу на ... ЛИСТ‐ВІДПОВІДЬ НА ПРОХАННЯ Лист‐прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так: Шановні панове! Висловлюємо щиру
подяку за пропозицію взяти участь у нараді … Уважно вивчивши запропонований вами проект угоди, ми вирішили погодитися… Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою. З повагою і найкращими побажаннями ... Не завжди можна
задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому потрібно відмовити у співпраці. Відмова неодмінно має
бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. На початку речення
слід вжити слова,
які відчутно помʹякшать тон відмови. До таких
слів належать: на жаль,
шкода, дуже шкода,
на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро. Отже, відмову можна
сформулювати так: Шановні панове! На превеликий жаль, маємо повідомити, що не можемо погодитися
на вашу
пропозицію, що зумовлено такими причинами: … Висловлюємо сподівання, що, зваживши на зазначені вище факти, ви погодитеся на наші умови підписання контракту. Залишаємося з повагою. ТИПОВІ
МОВНІ ЗВОРОТИ Загальна відмова 1.Дуже шкода, але
ми не можемо
задовольнити Вашого прохання з таких
причин: ... 2.На жаль, маємо повідомити Вам про неможливість ... 3.Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситуації ми не можемо ... 4.З прикрістю повідомляємо, що не маємо
змоги ... 5.Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості ... 6.Дуже прикро, проте
цього року в нас немає
змоги ... 7.Вибачте, але ми не можемо
погодитися з ... 9.Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної
змоги задовольнити Ваше
прохання. Відмова в наданні
пропозиції та зміні
її умов 1.На жаль, маємо повідомити Вам, що зараз у нашому розпорядженні немає виробів, які Вас зацікавили. 2.Змушені повідомити, що через технічні труднощі ми припинили виробництво цієї
продукції. 3.Вибачте, але ми не можемо зараз задовольнити Ваше прохання. 4.Нам дуже шкода, однак через те, що Ви й досі не оплатили кількох рахунків, ми не можемо
прийняти від Вас нове замовлення. Відмова від пропозиції 1.Щиро дякую (вельми вдячний) Вам за пропозицію працювати представником Вашої фірми в ... (назва країни). Ваше визнання та схвалення моїх методів
роботи дуже важливі
для мене, однак,
на жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися. 2.Я змушений відхилити Вашу пропозицію, оскільки її умови мене не влаштовують. 3.Вдячний за цікаву пропозицію, проте, на жаль,
змушений відхилити її з особистих причин. 4.Втішений Вашою пропозицією,
та, на жаль, змушений відхилити
її через сімейні
обставини. 5.Мені прикро (шкода),
що цього разу я не зможу взяти участь у проведенні... 6.Через особисті причини я не можу продовжити контракт
на ... Відмова претендентові на місце роботи 1.Щиро жалкуємо, але змушені
повідомити, що право представляти нас
уже передано іншій
особі. 2.Вдячні за інтерес, виявлений до нашої
установи. З приємністю відзначаємо високу
кваліфікацію, засвідчену Вами на співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спеціальна освіта не відповідає нашим
потребам. 3.Ми розглянули Ваше прохання, та, на жаль, у нас зараз немає вакансії. 4.Ваші вимоги щодо заробітної плати, на жаль, неприйнятні для нас.
Шкода, але змушені відмовити Вам. Відмова в продовженні терміну контракту (договору, угоди) та зміні їх умов 1.Ми уважно вивчили Ваше прохання стосовно продовження контракту
на наступний рік і змушені
повідомити, що, на жаль, не маємо
змоги (не можемо)
цього зробити. Вдячні
Вам за співпрацю і бажаємо всього найкращого. 2.У звʹязку із значним
скороченням кількості штатних працівників, ми, на жаль, не можемо
продовжити контракт із Вами. 3.Щиро жалкуємо, але неприємна ситуація, що склалася під час виконання Вами договору, не дає нам можливості продовжити термін його
дії. 4.Дякуємо (вельми вдячні) за співпрацю, та, на жаль, продовжити термін
контракту з Вами ми не можемо (не плануємо). Змушені повідомити, що ми не зовсім
задоволені результатами Вашої
роботи. 5.У звʹязку з тим, що Ви нерідко (час від часу)
припускаєтеся помилок, ми змушені відмовити Вам у підписанні нового договору. 6.Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою
редакцією деяких пунктів проекту угоди. 7.Шкода, але зараз
ми не маємо
змоги змінити умови договору. ЛИСТ‐НАГАДУВАННЯ Це службовий лист, у якому
йдеться про наближення чи закінчення терміну
виконання певних
завдань, зобовʹязань, проведення заходів. Зміст листа‐нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє нагадують партнерові про виконання його зобовʹязань, недотримання терміну оплати
рахунків тощо.
Якщо клієнт не реагує
на нагадування, то, звичайно ж, потрібно повідомити йому про намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть
у цьому разі стиль
листа має бути чемним, стриманим. Наприклад: Шановний пане... ! Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін
оплати рахунків за Ваше замовлення № ... від
... (дата) минув. Будемо
Вам щиро вдячні, якщо до ... (дата) Ви надішлете переказ Вашої
заборгованості на суму
... Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього
приводу. Залишаємося з повагою ... ЛИСТ‐ВІДПОВІДЬ НА ПРЕТЕНЗІЮ Це службовий лист, у якому
пояснюють причини певних порушень або
переконливо доводять безпідставність претензії чи скарги. Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході
виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед партнером і попросити його з розумінням поставитися до труднощів, які виникли. Зробити це можна
так: Шановні добродії! Просимо
вибачення за зайві
клопоти, яких ми вам завдали. Ви повідомили, що отримали від
нас товари пошкодженими (замовлення № ... від ... (дата). Ми звернулися до нашого представника пана ... (прізвище та імʹя) з проханням відвідати вас і оглянути товари.
Як тільки отримаємо від нього
письмовий звіт, повідомимо вам про
своє рішення. Ще раз даруйте, будь ласка,
і просимо вас зачекати кілька днів. З щирою до вас пошаною
... Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари: Шановні ... ! Отримали
вашого листа,
в якому ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні
коробки товари надійшли до вас пошкодженими. Зваживши
на ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну. Вибачте, що завдали вам
стільки прикрощів. З повагою ... Інколи, отримавши претензію, варто попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, що виникли під час виконання замовлення. Наприклад: Шановні панове! Підтверджуємо одержання вашого листа
від ... (дата), в якому
ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання товарів. Запевняємо вас, що робимо все можливе, щоб надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати ваше замовлення. Просимо із розумінням поставитися до цієї затримки, адже
сталася вона через
непередбачувані
обставини. Нам дуже
прикро, що змусили
вас хвилюватися. З повагою ... Якщо висловлена претензія безпідставна і можна переконливо й аргументовано довести це, то є право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад: Шановні панове! Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо
затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати штраф.
Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує зʹясування. Вважаємо
за необхідне нагадати вам обставини, що спричинили цю затримку: ·
по‐перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди ви зобовʹязалися передати
нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця з дня укладення угоди, проте зробили це лише через
3 місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт; ·
по‐друге, ви вчасно
не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами. Гадаємо, ви розумієте, що такими
діями самі порушили умови угоди. Враховуючи все, сказане
вище, вважаємо
ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію. З повагою ... ЛИСТ‐ЗАПРОШЕННЯ Це різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході. У листі‐запрошенні обовʹязково вказують, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Крім чіткого і недвозначного викладу змісту, дуже
важливим є дотримання таких вимог: ·
слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд
представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності вашої установи (фірми, компанії); ·
важливо памʹятати, що конверт
за своїм дизайном неод‐ мінно має
відповідати бланку; ·
оформлюючи листа, текст потрібно симетрично розміс‐ тити на аркуші. Найважливішу інформацію можна виокремити, скорис‐ тавшись іншим
шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на суто
ділові заходи
(зʹїзди, конференції, форуми, симпозіуми, презентації) пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно‐мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки. Наприклад: Шановний пане ... ! Запрошуємо Вас на урочистий концерт з нагоди Дня Незалежності України, що відбудеться ... (дата і адреса). Ваші місця
... Запрошення дійсне
на дві особи. Шановний пане ... ! Міністерство освіти і науки
України проводить у рамках акції
«Передаймо нащадкам наш скарб
– рідну мову»
круглий стіл
на тему: «Українським студентам – українське слово». Запрошуємо Вас узяти участь у роботі круглого столу,
засідання якого відбудеться 20 вересня 2018 р. о 16 год у залі
засідань колегії
Міністерства освіти
і науки України (проспект Перемоги, 10). З повагою .... СЛУЖБОВІ
ЗАПИСКИ Доповідна записка
– це письмове повідомлення на імʹя керівника
установи, організації, в якому
описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідну записку
укладають з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні
доповідні записки, що адресують керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресують керівникові вищої організації. Доповідні записки є також інформаційного, звітного
й ініціативного характеру. Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще
поділити його на частини. В кінці подають
чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують. Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це документ, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції із певних питань. Текст
пропозиції містить
лише вступ
(обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій). Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення
дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи
це вступ до якогось документа (плану,
звіту, проекту). У такій пояснювальній записці
автор обґрунтовує мету,
актуальність, новизну певного документа; викладає структуру, зміст та функціональне
його призначення. За формою
доповідна, пояснювальна записки та пропозиція близькі й містять
такі реквізити. 1.Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка. 2.Назва документа. 3.Заголовок. 4.Зміст записки. 5.Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис. 6.Дата складання записки. Якщо ці документи не виходять за межі
установи, то їх оформлюють на звичайному аркуші паперу, а якщо їх скеровують до іншої установи, то їх пишуть
на бланку і звичайно реєструють. |
|||
